Rédaction des CRBO: je vous explique comment j’optimise mon temps.

La rédaction des Compte-rendus de bilan orthophonique (CRBO) est une contrainte qui pèse énormément sur notre quotidien professionnel mais parfois aussi sur notre vie personnelle… Lorsque l’on interroge les orthophonistes sur leur ras-le-bol ou du moins sur les inconvénients de cette profession qui semblait initialement n’avoir que des bons côtés… la rédaction des CR est dans toutes les bouches! Il m’a fallu quelques années pour trouver mon rythme de croisière et aujourd’hui je suis beaucoup plus sereine, j’ai rarement des compte-rendus en retard, je ne ramène aucun boulot (du moins aucun boulot hyper relou de ce genre) à la maison et j’ai même réussi à me dégager du temps pour créer du matériel, lire régulièrement des articles, des ouvrages et tenir le blog. Je vous partage mes astuces, peut-être que certaines vous feront écho et que d’autres vous permettront aussi de retrouver une sérénité dans ce casse-tête administratif.

RELATIVISER ET DÉCULPABILISER FACE AUX EXIGENCES (A NOS EXIGENCES?)
– Le compte-rendu de bilan fait donc suite au bilan orthophonique et doit être adressé au médecin prescripteur ainsi qu’au patient. Lorsque j’ai pu en discuter avec des médecins, j’ai vite compris que seule notre conclusion orthophonique les intéressait. Les détails des susbtests leur seraient aussi obscurs s’il s’agissait de hiéroglyphes! Je vous avoue qu’après avoir compris ça, ma pression est retombée d’un cran! Les parents, au contraire, sont plus souvent attentifs au détail mais dans ce cas je privilégie les explications de visu lors d’une séance de restitution du compte-rendu. A partir de ce constat, j’ai préféré cibler mon énergie rédactionnelle sur mes observations et conclusions ainsi que sur le projet thérapeutique et travailler un peu plus la clarté du document pour faciliter la compréhension du patient et des parents.

– J’ai aussi revu mes exigences à la baisse. Est-ce vraiment nécessaire d’en écrire des caisses et des caisses? Le patient va t-il mieux comprendre parce que les phrases sont plus étoffées? Vais-je mieux rééduquer mon patient parce que j’ai détaillé chacune de ses réponses à chaque subtest. Pour ma part c’est bien tout le contraire et aujourd’hui, je travaille beaucoup mieux avec des écrits synthétiques, une anamnèse complète mais rédigée par tirets, des tableaux de scores (et tableaux comparatifs lors des bilans de renouvellement), un projet thérapeutique détaillé et retranscrit sur la couverture interne du dossier patient. La réduction significative du poids de mon compte-rendu (il fait aujourd’hui 3/4 pages) a permis aussi une réduction du temps de rédaction (je passe environ 1 heure par CR, je vous donne mes astuces dans la suite de l’article).

ADOPTER DES OUTILS PRATIQUES
– J’ai décidé de faire le tri et de ne garder que quelques tests récurrents. De ce fait, la passation est plus aisée et rapide mais aussi la cotation et l’analyse qualitative de la passation. J’ai aussi opté pour les Exalang et je me suis forcée à prendre en main cet outil en faisant plusieurs passations à blanc. C’est un temps à prendre et il faut se motiver, je ne le cache pas, mais hyper utile pour la suite, ce n’est vraiment pas du temps perdu! Avec les Exalang et quelques tests neuros, j’arrive à couvrir toutes mes demandes.

– Depuis plusieurs années, je suis une grande adepte du logiciel Orthoscribe qui me fait gagner un temps fou pour les rédactions de bilan enfants et d’autant plus qu’Orthoscribe a un partenariat avec Exalang. Les scores et cotations aux tâches d’Exalang sont directement envoyés vers Orthoscribe. Avec Orthoscribe, je peux aussi créer facilement un dossier patient, je gagne du temps sur la mise en page, j’écris directement dans les encarts mes observations au moment même de la passation, j’ai pu enregistrer des phrases types que j’ai l’habitude d’utiliser pour mes conclusions et mes axes thérapeutiques. De plus rien n’est figé, je peux sélectionner une phrase pré-enregistrée puis la modifier pour qu’elle colle parfaitement à mon patient.

– J’ai sur mon PC, tous les fichiers excel disponibles sur internet permettant un calcul rapide des écarts-type comme pour l’ELO, le VOL DU PC, le RL RI 16, etc.

– Pour mes compte-rendus de bilan neuros (car pas encore intégrés au logiciel Orthoscribe), j’ai construit UNE trame très claire et complète contenant tous mes tests neuros avec pour chaque subtest: le titre, la consigne, la note brute, l’écart type, l’espace pour les observations. A chaque nouveau patient, je copie-colle la partie de la trame qui m’intéresse et je remplis directement les cases, souvent en cours de passation.

– Avec un peu de pratique, je parviens maintenant à noter et coter mais aussi à annoter directement pendant la passation. Auparavant je le faisais sur la feuille de passation donc pourquoi ne pas noter directement sur l’ordinateur? C’est un super gain de temps pour la rédaction à venir.

PRÉVOIR DES TEMPS DE RÉDACTION
– La marche la plus haute à gravir mais selon moi la plus essentielle a été de parvenir à rédiger rapidement le compte-rendu après le bilan et si possible dans la journée. Aie aie aie, pas évident tout ça, je le conçois… pourtant la passation est fraîche dans notre esprit et c’est à ce moment là que les mots viennent le plus facilement.

– Pour parvenir à une rédaction rapide, j’ai revu mon temps de pause déjeuner. Je prends maintenant 1h30 chaque jour. Je peux donc déjeuner tranquillement (entre collègues ou devant une moitié d’épisode Netflix ahaha) puis me caler 1 heure, avec un café postprandial, pour rédiger 1 CR donc celui du matin ou de la veille, si toutefois j’en ai un à faire!

– Si l’organisation sur la pause déj n’est pas jouable, je pense que se fixer des temps de rédaction dans son emploi du temps peut être une bonne alternative. J’ai testé la rédaction de bouts de CRBO par ci par là et ça ne me convient pas du tout car ça me demande à chaque fois de tout ressortir, de me reconcentrer sur la tâche, de ré-ouvrir le logiciel, les documents, ohhhh une notification Facebook! Bref! Vous avez compris! D’ailleurs, quand un patient m’annule un rdv , je n’essaye jamais de remonter un patient de fin de journée, je conserve toujours ce créneau vide pour ma paperasse et je le note dans mon agenda!

– Je me fais effectivement de bonnes journées de travail mais à côté de ça je ne bosse que 4 jours par semaine et surtout… je ne fais JAMAIS un CRBO à la maison! C’est un luxe que je me suis créé!

LES CHALLENGES CRBO
– Pour visualiser les compte-rendus qu’il me reste à faire (en cas d’accumulation excessive et incontrôlable, genre le mois où toutes les ordos arrivent sur la fin et qu’il faut rebilanter tout le monde… vous connaissez hein?), j’ai opté pour une petite check list dans mon agenda. Issue de l’organisation type bullet journal, la TO DO CRBO permet de voir d’un coup d’œil ce qu’il reste à faire et d’avoir envie de tout cocher pour en finir avec ces tâches inachevées CHECK CHECK et CHECK!

– J’ai aussi lancé les semaines CHALLENGE CRBO et l’effet a été immédiat: se motiver entre collègues (physiques ou virtuels) à rédiger un CR par jour pendant une semaine et s’offrir un petit plaisir à chaque rédaction (gourmandises, restau, sushis, livre, nouveau matériel…). Alors effectivement, pas top pour le porte-monnaie mais tellement motivant. Certains orthos ont aussi su s’accorder une promenade, un film, etc, tout aussi agréable et sans aucune dépense! Le tout c’est vraiment d’appliquer le principe de la carotte à ses rédactions et d’en liquider un maximum sur une semaine complète. D’ailleurs je prévois un challenge avant de partir en congés de Noel!

S’IMPOSER DES LIMITES
– J’ai aussi découvert que je n’aimais pas prendre en charge des patients avec des profils pathologiques trop hétérogènes. J’avais l’impression de me perdre, de ne pas réussir à tout approfondir et de passer à côté de ce que j’adore faire: étudier, lire, créer. J’ai donc limité ma patientèle à certains troubles et je m’y retrouve plus. Evidemment, mon cas ne peut pas être plaqué à tous les orthos. La principale raison est que j’exerce en zone sur-dotée et que je peux me permettre de refuser des demandes car les patients peuvent être redirigés chez un autre professionnel. Du fait, d’avoir une patientèle plus homogène, mes bilans le sont aussi et j’ai gagné en rapidité et efficacité. Je me suis formée en logico-maths sans pour autant parvenir à me construire une patientèle représentative et je peux vous dire que pour les quelques bilans LM j’ai bien mis 4h à chaque rédaction…

– J’ai aussi limité les bilans tiers temps, les demandes intempestives de l’Education Nationale pour raisons abusives X ou Y, je ne reçois pas non plus en bilan des patients si je n’ai pas de place à proposer pour une prise en charge. Tout ça est un parti pris et je sais que certains ne seront pas d’accord avec moi mais cela m’a permis d’être plus sereine dans mon travail et mon rôle de soignant et beaucoup moins parasitée par la paperasse.

Je pense avoir fait le tour des éléments de ma pratique, je ne sais pas si cela vous a aidé, rassuré, motivé, j’espère un peu 🙂 N’hésitez pas à partager vos avis et vos astuces pour ne plus faire de cauchemar à cause de la pile de CRBO.

Bisous les orthos!